Agencia de automatización con IA: 8 preguntas antes de contratarla

Hay muchas agencias de automatización con IA y casi todas muestran lo mismo: una demo que funciona. El problema es que una demo siempre funciona, porque se arma sobre los casos que salen bien. Lo que define si el proyecto sirve a los seis meses son ocho decisiones que no se ven en la demo, y que podés preguntar antes de firmar.

Esta nota es la lista. Sirve para evaluarnos a nosotros y para evaluar a cualquiera.

1. ¿De dónde va a sacar los datos para responder?

Es la pregunta que más separa. Hay dos respuestas posibles y cambian todo:

• «De los documentos que nos pases.» Eso es un buscador con lenguaje natural. Sirve para preguntas frecuentes y manuales. El día que el precio, el stock o el horario cambien, va a seguir contestando lo viejo.
• «Consultando tu sistema en el momento.» Eso es un agente. Responde con el dato de hoy porque lo va a buscar antes de contestar.

Las dos cosas son válidas, cuestan distinto y resuelven problemas distintos. Lo que no es válido es vender la primera como si fuera la segunda.

2. ¿Qué pasa cuando se equivoca?

Un modelo de lenguaje puede inventar una respuesta con total convicción. La pregunta no es si puede pasar, es qué hay puesto para que no llegue al cliente. Las respuestas que valen son concretas: un catálogo cerrado de lo que puede ofrecer, una verificación contra el sistema antes de confirmar nada, un control que revisa la respuesta antes de enviarla, y una regla clara de cuándo deriva a una persona.

Si la respuesta es «lo entrenamos bien» o «usamos el mejor modelo», no hay nada puesto.

3. ¿Dónde viven las reglas de mi negocio?

Toda empresa tiene reglas que el equipo aplica de memoria: qué cosas van juntas, cuándo se hace una excepción, qué cliente tiene condiciones distintas. Esas reglas van a tener que quedar escritas en algún lado.

Preguntá dónde. Si viven dentro de las instrucciones del modelo, cada cambio es un pedido a la agencia y nadie sabe bien qué se rompió. Si viven en un lugar editable, con versiones y pruebas, las podés cambiar vos y sabés qué pasa cuando las tocás.

4. ¿Qué pasa si el proceso de abajo está desordenado?

La respuesta honesta es «no lo automatizamos todavía». Una agencia que acepta automatizar cualquier cosa que le pidas te va a dejar el desorden andando más rápido.

El dato de contexto: el 56 % de las PyMEs argentinas que usan inteligencia artificial lo hace de forma experimental, sin gobernanza, y el 57 % no mide su impacto. No es un problema de modelos: es de orden. Por eso conviene preguntar qué hacen antes de automatizar, y si lo que escuchás es solo «conectamos las herramientas», falta la mitad.

5. ¿Cómo vamos a saber si funcionó?

Tiene que haber un número acordado antes de empezar y medible después: cuántas consultas resuelve sin intervención, cuánto baja el tiempo de respuesta, cuántas horas se liberan, cuántos errores desaparecen. Y tiene que haber de dónde sacarlo.

Si la medición es «se nota que anda mejor», dentro de seis meses no vas a poder decidir si renovás.

6. ¿De quién es lo que se construye?

Tres cosas distintas, preguntalas por separado: el código, las reglas escritas y los datos. Lo habitual en los proyectos que después duelen es que el código sea de la agencia y vos pagues un abono por usarlo. Puede estar bien si lo sabés de antemano; es un problema si te enterás cuando querés cambiar de proveedor.

Preguntá también qué pasa con tus datos: si se usan para entrenar modelos de terceros, y quién puede verlos.

7. ¿Sobre qué plataforma se arma y qué pasa si quiero salir?

Muchas automatizaciones se construyen sobre herramientas de terceros. No está mal: acelera. Lo que conviene saber es cuánto de la solución es tuyo y cuánto está atado a esa herramienta, qué pasa con el costo si crece el volumen, y qué te llevás si decidís irte.

Si el canal es WhatsApp, hay un detalle que conviene aclarar desde el principio: la línea oficial la cobra Meta aparte, por fuera del desarrollo, y conviene estimar ese costo con tu volumen real antes de empezar.

8. ¿Puedo ver un caso con números y hablar con el cliente?

No una demo: un caso. Con el problema que había antes, qué se construyó y qué cambió, en un número. Y, si el cliente lo permite, una llamada con él.

Es la pregunta más incómoda y la que más filtra. Nosotros contestamos con De Martino, un centro de diagnóstico donde el agente saca turnos verificando cada uno contra el sistema antes de confirmarlo —21 de 21 pruebas de aceptación superadas y ningún turno confirmado sin registrar—, y con La Chacra, donde se liberaron más de 3 horas por día y el agente resuelve alrededor del 95 % de los mensajes.

Cómo usar esta lista

No hace falta que las ocho respuestas sean perfectas. Lo que importa es que sean concretas: una agencia que trabajó en serio va a tener una respuesta específica para cada una, aunque alguna sea «eso en tu caso no hace falta». Las respuestas genéricas son la señal.

Si querés ver cómo respondemos nosotros en detalle, está en automatización con IA para empresas y, para el canal más pedido, en agente de IA para WhatsApp. Y si todavía no sabés si tu proceso está listo para automatizar, el autodiagnóstico de 3 minutos te lo dice.