Planilla de control de stock: descargala gratis y enterate cuándo deja de servirte

Armamos la planilla de control de stock que le damos a los clientes cuando todavía no necesitan un sistema. Es la misma que usamos nosotros para entender cómo se mueve el inventario de una empresa antes de proponer cualquier cosa. Descargala, usala y quedátela: no pedimos mail ni nada a cambio.

Ahora la parte que casi nadie te dice cuando te regala una plantilla: esta planilla tiene fecha de vencimiento. Más abajo están las cinco señales de que ya la pasaste, y qué conviene hacer en ese caso.

¿Qué trae la planilla?

Cinco hojas, y la lógica es la de cualquier sistema de stock serio: vos cargás movimientos, el stock se calcula solo. En ningún lado se escribe a mano cuánto hay.

Los estados se pintan solos: rojo si el stock es cero o negativo, ámbar si está por debajo del mínimo que definiste, verde si está bien. Viene con tres artículos y cuatro movimientos de ejemplo para que veas cómo se comporta; borralos y cargá los tuyos.

¿Cómo se usa?

1. Cargá tus productos en ARTICULOS. Obligatorio: código y descripción. Importante de verdad: el stock mínimo, porque es lo que dispara las alertas. Si no lo ponés, la planilla te va a avisar sólo cuando ya te quedaste sin nada.
2. Registrá cada movimiento en MOVIMIENTOS. Una fila por cada entrada, salida o ajuste. En un ajuste la cantidad puede ser negativa.
3. Mirá STOCK ACTUAL cuando necesites saber qué reponer. No la edites: si un número está mal, el movimiento está mal.
4. Revisá el RESUMEN una vez por semana. Cinco minutos. Si algo está en rojo, hay una decisión que tomar.

Las tres reglas que hacen que funcione

Las planillas de stock no fracasan por la planilla. Fracasan por estas tres cosas, siempre las mismas:

• Una sola persona no puede ser la única que carga. Si el stock depende de que Marcela esté, el día que Marcela se toma vacaciones el inventario se desactualiza y ya no vuelve. Definí quién carga cada tipo de movimiento y cuándo.
• El movimiento se carga cuando ocurre. No al final del día, no el viernes, no “cuando junte los remitos”. Todo lo que se acumula se carga mal o no se carga, y el stock empieza a mentir.
• Un ajuste siempre lleva motivo. Esta es la más importante y la que más se saltea. Un ajuste sin explicación es un número que alguien tocó para que cierre. Si tenés muchos ajustes, el problema no es la planilla: es el proceso que hay detrás.

Por eso la hoja RESUMEN cuenta los ajustes por separado. Es el mejor indicador de salud que tiene esta planilla: si los ajustes suben, algo se está registrando mal aguas arriba.

¿Por qué el stock de la planilla nunca coincide con el físico?

Porque casi nunca el problema es de cálculo. En las empresas donde entramos, la diferencia sale siempre de las mismas cinco causas:

• Movimientos que nunca se registraron. La muestra que se llevó el vendedor, el repuesto que sacó mantenimiento, lo que se usó para reponer una devolución. Salió del depósito y nadie lo anotó.
• Unidades que no coinciden. Se compra por caja y se consume por unidad, o se compra por kilo y se descuenta por bulto. La conversión la hace alguien de memoria y a veces se equivoca.
• Remitos que entran tarde. Llegó la mercadería el jueves, el remito se cargó el martes siguiente. Durante cuatro días el sistema decía que no había.
• Consumo estimado en vez de medido. “De esto usamos más o menos 20 por semana” y se descuentan 20 fijos. La diferencia se acumula en silencio durante meses.
• Merma, rotura y vencimiento que no se descargan. Se tira físicamente y se sigue contando como stock disponible hasta el próximo inventario.

Ninguna de estas cinco se arregla con una planilla mejor ni con un software más caro. Se arreglan definiendo quién registra qué y en qué momento, que es trabajo de proceso y no de herramienta. Es exactamente lo que buscamos cuando hacemos un mapeo de procesos.

¿Cómo hacer un conteo físico que sirva?

Un inventario mal hecho es peor que no hacerlo, porque te deja convencido de un número equivocado. Cinco cosas que cambian el resultado:

• Cortá los movimientos mientras contás. Si sigue entrando y saliendo mercadería, no estás contando: estás estimando.
• Contá a ciegas. El que cuenta no tiene que ver cuánto dice el sistema. Si lo ve, el cerebro confirma el número en vez de contar.
• Dos personas en lo que más vale. No hace falta duplicar todo: alcanza con los artículos que concentran la plata.
• Recontá las diferencias antes de ajustar. La mitad de los desvíos se caen en el segundo conteo.
• Ajustá con motivo, uno por uno. Un ajuste global que hace cerrar todo destruye la única información valiosa que te deja el inventario: dónde se pierde.

Y si tenés muchos artículos, no hagas un inventario anual gigante: hacé conteos cíclicos. Contá todas las semanas un grupo chico, priorizando lo que más valor concentra. Encontrás los problemas cuando todavía se pueden explicar, en vez de en enero cuando nadie se acuerda de nada.

¿Cuándo una planilla deja de alcanzar?

Acá está la parte honesta. Si te pasan tres o más de estas cosas, seguir insistiendo con la planilla te está costando más caro de lo que creés:

• Más de una persona necesita cargar al mismo tiempo. El archivo compartido termina en “planilla_stock_FINAL_v4_MARCE.xlsx” y nadie sabe cuál vale.
• Tenés más de un depósito o punto de venta y el stock consolidado se arma a mano copiando y pegando.
• Alguien transcribe datos que ya existen en otro sistema. Si lo que cargás en la planilla ya está en tu facturación o en tu ERP, estás pagando dos veces por el mismo dato y garantizando que en algún momento difieran.
• El físico y la planilla difieren siempre y nadie sabe por qué. Cuando ya no podés rastrear el origen de la diferencia, el número dejó de servir para decidir.
• Necesitás saber el stock parado en el depósito, desde el celular, o dárselo a un vendedor que está con el cliente. Una planilla no se consulta desde el pasillo.

Fijate que ninguna de las cinco es “tengo muchos productos”. Podés manejar mil artículos en una planilla sin drama. Lo que rompe una planilla no es el volumen: son las personas simultáneas, los lugares múltiples y la doble carga.

¿Qué viene después de la planilla?

No necesariamente un sistema a medida. Depende de por qué se te rompió:

La segunda fila es la que más se subestima. En Schang, una agroveterinaria de Tandil con más de 30 proveedores y miles de artículos, el stock ya vivía en el ERP: el problema era que el equipo comercial no lo tenía a mano al cotizar y terminaba prometiendo mercadería que no estaba. No se cambió el ERP. Se construyó encima un sistema que trae stock y precios en tiempo real, y la cotización pasó de tres horas a minutos.

Si estás en esa decisión, lo desarrollamos entero en ERP enlatado o sistema a medida.

En resumen

Una planilla de control de stock bien usada te resuelve el problema durante bastante más tiempo del que la mayoría cree, siempre que respete tres cosas: que el stock se calcule a partir de movimientos y no se escriba a mano, que los movimientos se carguen cuando ocurren, y que todo ajuste tenga motivo.

El día que necesites que varias personas carguen a la vez, o tengas dos depósitos, o descubras que alguien está transcribiendo datos que ya existen en otro lado, ahí la planilla dejó de ser la herramienta correcta. Hasta entonces, usala tranquilo.