Cuánto cuesta un software a medida en Argentina: cómo se arma el precio

«¿Cuánto sale un sistema a medida?» es la primera pregunta de casi todas las reuniones, y la respuesta honesta incomoda: no hay un precio, hay una forma de armarlo. Un presupuesto de software a medida no es una lista de precios como la de un ERP enlatado; es una estimación de trabajo. Si entendés cómo se arma, podés comparar dos presupuestos que parecen iguales y ver cuál te va a costar el doble.

Esta nota explica de qué depende el precio, qué partidas suelen quedar fuera de los presupuestos, cómo comparar dos propuestas y cómo calcular si conviene. No vas a encontrar acá un número para tu caso: cualquiera que te lo dé antes de ver tu proceso te lo está inventando.

¿De qué depende el precio de un software a medida?

De cinco cosas, en este orden de peso:

1. Cuántas reglas propias tiene tu proceso. Es lo que más pesa y lo que menos se ve. Un sistema que registra pedidos es barato; uno que decide qué descuento aplica según cliente, volumen, zona y vencimiento es otro proyecto. Las reglas hay que descubrirlas, escribirlas y probarlas una por una.
2. Con cuántos sistemas tiene que hablar. Cada integración es trabajo: entender qué expone el otro sistema, acordar quién manda cada dato y qué pasa cuando la conexión falla. Un sistema aislado y uno integrado a Tango o a SAP no están en la misma escala.
3. Cuánta gente lo va a usar y con qué permisos. No por licencias —en un sistema propio no se paga por usuario—, sino porque los roles, los permisos y la auditoría de quién hizo qué son funcionalidad que hay que construir.
4. En qué estado están tus datos. Si hay que migrar de planillas con años de historia, limpiar duplicados y decidir qué entra y qué no, eso es una partida propia y a veces es la más grande.
5. Qué tan claro está el proceso antes de empezar. Es la variable que vos podés mover. Un proceso relevado y mapeado se cotiza con confianza; uno que se va definiendo mientras se programa se cotiza con margen, y ese margen lo pagás vos.

¿Qué partidas se suelen esconder en un presupuesto?

Cuando dos presupuestos del mismo proyecto difieren mucho, casi siempre es porque uno incluye esto y el otro no. Pedí que estén escritas:

• Relevamiento. Las horas de entender el proceso antes de programar. Si no están, van a aparecer después como «cambios de alcance».
• Migración de datos. Pasar lo que ya existe al sistema nuevo, limpio y sin duplicados.
• Pruebas con datos reales. No la prueba del programador, sino la de tu equipo con casos de verdad. Es donde aparecen las reglas que nadie contó.
• Capacitación. Un sistema que nadie sabe usar no se usa y vuelven las planillas.
• Puesta en producción y acompañamiento. Las primeras semanas con gente atrás, que es cuando aparece todo.
• Infraestructura. Servidor, respaldos, dominios y certificados. Es un costo mensual chico, pero es mensual.
• Mantenimiento. El negocio cambia. Un abono o un bolsón de horas acordado desde el principio es más barato que pedir cosas sueltas.

¿Cómo comparo dos presupuestos?

No por el total. Por estas cuatro preguntas, que se contestan con un sí o un no:

1. ¿Está escrito el alcance en términos de procesos, no de pantallas? «Gestión de pedidos de punta a punta, incluida la aprobación por monto» se puede verificar. «15 pantallas» no dice nada.
2. ¿El precio es cerrado o por hora? Por hora transfiere todo el riesgo a vos. Si es por hora, pedí al menos un techo.
3. ¿De quién es el código al terminar? Si no es tuyo, el precio bajo de hoy es una suscripción eterna.
4. ¿Qué pasa si el proyecto se corta a la mitad? Un proyecto entregado por etapas te deja algo funcionando en cada una. Uno de big bang te deja con nada hasta el final.

Las otras preguntas que conviene hacer antes de firmar están en cómo elegir quién te hace el sistema.

¿Cuánto tarda, que es parte del costo?

El plazo es dinero: cada mes que el proceso sigue como está, sigue costando lo que cuesta hoy. Como referencia de cómo trabajamos nosotros: un piloto sobre un proceso concreto lleva entre 6 y 10 semanas, incluyendo pruebas con datos reales y capacitación; una plataforma con varios procesos, entre 3 y 6 meses, sumando módulos sobre el mismo sistema.

Desconfiá de los dos extremos: de quien promete un sistema de gestión en dos semanas, y de quien pide un año antes de entregar nada.

¿Conviene un software a medida o un enlatado?

La comparación justa no es licencia contra desarrollo: es el costo total de los tres años. En un enlatado hay que sumar licencias por usuario que crecen con la empresa, implementación, personalizaciones, el abono de soporte y las horas que tu equipo pone en trabajar alrededor de lo que el sistema no hace. En un sistema propio hay una inversión inicial más alta, infraestructura, mantenimiento y cero por usuario.

La respuesta casi siempre es los dos: enlatado para lo que es igual en todas las empresas (facturar, contabilidad, sueldos) y a medida para lo que te hace distinto (cómo cotizás, cómo controlás calidad, cómo seguís un pedido), integrados entre sí. Está desarrollado en ERP enlatado o sistema a medida y en qué ERP usan las PyMEs argentinas.

¿Cómo calculo si la inversión se paga?

Con una cuenta de servilleta que sirve para decidir:

1. Contá las horas por semana que hoy se van en el proceso: carga manual, reprocesos, buscar información, armar reportes.
2. Multiplicá por el costo de esa hora y por cuatro semanas. Ese es el costo mensual del proceso tal como está.
3. Sumá lo que no es tiempo: errores que se pagan, notas de crédito, ventas que se caen por responder tarde, multas o retrabajos.
4. Estimá qué porcentaje de eso desaparece con el sistema. Ser conservador acá es gratis.
5. Período de recupero = inversión ÷ ahorro mensual. Debajo de 12 meses es un buen proyecto; arriba de 24, revisá el alcance antes de seguir.

El mismo cálculo, aplicado a automatizaciones más chicas y con rangos de mercado, está en cuánto cuesta automatizar un proceso.

Por qué no publicamos un precio

Porque sería inventarlo. El precio de un sistema a medida depende de las reglas de tu proceso, y esas no se conocen sin relevarlo. Lo que sí hacemos es acotar el riesgo: primero un relevamiento de una a dos semanas que deja el mapa del proceso y el plan, y recién ahí el piloto con alcance, plazo y presupuesto cerrados. Si avanzás al desarrollo, el relevamiento se acredita.

Y una cosa más, porque suele ser la pregunta que sigue: el código es tuyo. Queda en tu empresa con accesos, documentación y el equipo capacitado, sin licencias por usuario ni abonos obligatorios.

Si querés un número para tu caso, contanos qué proceso querés resolver y te lo damos después de mirarlo.